계획회의를 하게 된 배경은 무엇인가요?
계획회의는 이번 스프린트에 해야 할 업무에 대해 정하기 위해 진행합니다.
일반적인 회사의 경우, 대표가 업무에 대한 계획을 세워서 팀장에게 얘기하면, 팀장이 구성원에게 전달하는 것이 대부분입니다. 이와 달리 엑스바엑스는 계획을 세우는 과정에 모두가 참여하는 것을 지향합니다. 대표와 각 팀의 리드가 어떤 논리로 계획을 세웠는지 듣고 열린 토론을 합니다. 물론 개개인에 따라 계획을 세우는 과정에 적극적으로 참여하기도 하고, 수동적으로 받아들이기도 합니다. 그러나 원칙적으로는 모두에게 계획을 공개하고 열린 토론을 이끌어냄으로써 같은 목표와 비전을 공유하려고 합니다.
계획회의는 언제 진행되나요?
계획회의는 말 그대로 계획을 위한 회의이기 때문에 2주에 한 번, 격주 월요일에 새 스프린트가 시작할 때 진행됩니다. 모두가 함께 하는 회의는 50분, 팀별로 진행하는 회의는 40분 정도 소요됩니다.
전체 계획회의 때 모든 구성원들이 참여하도록 권장되고, 각 서클의 리드는 의무적으로 반드시 참석해야 합니다. 대체로 모두 참석하여 진행하고 있습니다.
계획회의 때 회의록은 어떻게 작성하나요?
계획회의는 구글 드라이브의 회의록을 바탕으로 진행됩니다. 구글 드라이브를 통해 회의록을 사용하면 회의 도중 공동 작업을 하는 시간이 필요한 경우 함께 편집하기 쉽고, 서기가 기록하는 내용을 구성원들이 동시에 볼 수 있습니다.
계획회의는 어떤 과정으로 진행되나요?
회의는 우선 회사의 목표를 명확하게 잡는 것으로 시작합니다. 그 목표까지 가는 데 필요한 마일스톤, 즉 중간목표를 공유하고 각각의 마일스톤을 언제 어떻게 실현할 것인지 토의합니다.
그 다음 매출, 고객 수와 같은 회사 내의 핵심지표에 대한 목표치를 세우고 공유합니다.
세 번째로 회사 목표에 따라 팀과 서클이 어떤 목표를 가져야할 지 의논합니다. 각 서클별 목표를 세울 때는 이번 스프린트뿐 아니라 이번 분기 단위로 크게 잡습니다. 각 구성원들이 단기적인 시각으로 이번 스프린트에만 집중하는 것이 아니라 장기적인 과정 속에서 이번 스프린트가 어떤 의미를 갖는 것인지 이해할 수 있도록 하는 것입니다. 팀별 목표를 세울 때는 각 팀의 리드가 계획을 세우고, 그것을 공유하며 활발한 토론을 진행합니다.
마지막으로 자유발제를 합니다. 이번 스프린트 안에 진행되었으면 했지만 리드나 대표가 놓친 것들에 대해 팀원들이 자유롭게 얘기합니다.
그 밖에 스프린트장 선발을 하기도 하고, 스프린트 안에 중요한 일정이 있는 경우 공유합니다.
이렇게 전체 계획회의가 끝나고 나면 팀별 계획회의를 진행합니다. 전체 계획회의를 통해 확립된 팀별 목표에 따라 이번 스프린트에 각 구성원들이 진행할 업무를 명확히 구체화하는 과정입니다.
